Política de retención de datos personales

1. objetivo, alcance y usuarios

Esta Política establece los periodos de conservación legalmente establecidos para los datos personales tratados por la Organización en el desarrollo de su actividad. Además, fija los estándares mínimos aplicables para la supresión o bloqueo de los datos.

Esta Política aplica a todas las unidades de negocio, procesos y sistemas en todos los países en los que la Organización lleva a cabo sus negocios y realiza transacciones u otras relaciones comerciales con terceros.

La presente Política deberá ser observada por la Organización, así como por las demás entidades que traten datos de carácter personal en calidad de Encargados del Tratamiento, siendo de aplicación respecto de datos que sean objeto tanto de tratamiento automatizado como de tratamiento no automatizado (soporte papel).

• BB.DD.
• Documentos electrónicos.
• Documentos en papel.
• Correos electrónicos.
• Vídeo y audio.
• Datos generados por los sistemas de control de acceso físico.

La presente Política resulta de aplicación a todo el personal que maneje datos de carácter personal en el desarrollo de su actividad diaria.

2. reglas de conservación

2.1. Principio general de retención

La normativa vigente de protección de datos establece los principios de limitación del plazo de conservación y calidad de los datos, en virtud de los cuales los datos de carácter personal deben ser suprimidos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados inicialmente. No obstante, hay que tener en cuenta que, a pesar de haber recaído la finalidad para la que fueron recabados existen disposiciones que hacen referencia a los diferentes plazos de conservación que hay que observar en función de la actividad o actividades desarrolladas por la organización.

Se adjunta esta información como Anexo I.

2.2. Excepciones a la regla general

Consiguientemente a lo mencionado con anterioridad, se debe tener en consideración que, a pesar de que haya decaído la correspondiente finalidad y hayan prescrito los plazos a los que se hace referencia en el Anexo I anteriormente referenciado, los datos objeto de tratamiento se podrán conservar para el ejercicio de determinadas acciones legales, defensa de intereses legítimos o para el cumplimiento de algunas obligaciones legales.

A estos efectos, habrá que tener en cuenta lo dispuesto por el apartado “5. PLAZOS LEGALES DE CONSERVACIÓN DE DATOS” de la presente política.

3. causas habilitantes de la supresión de los datos personales

3.1. Terminación de la condición legitimadora del tratamiento

Cuando los datos personales tratados ya no sean útiles ni necesarios para la finalidad que justificó su recogida y tratamiento o una vez cumplida y agotada dicha finalidad, como regla general, deberá procederse a la supresión de los datos personales, siempre y cuando no sea necesario proceder al bloqueo de los mismos para responder ante eventuales responsabilidades derivadas del tratamiento de datos personales, tal como se ha especificado en el apartado anterior, y por el plazo de prescripción de las mismas previstas en el Derecho de la Unión o de los de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.

3.2. Ante una solicitud de derecho de supresión estimatoria

Cuando el interesado haya solicitado el derecho de supresión de los datos personales, y concurra alguna de las circunstancias siguientes:

1.Los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo.

2.El interesado retire el consentimiento en que se basa el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico.

3.El interesado se oponga al tratamiento con arreglo al artículo 21.1 del RGPD (derecho de oposición), y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento cuando éste tenga por objeto la mercadotécnica directa (artículo 21.2 del RGPD).

4.Los datos personales hayan sido tratados ilícitamente.

5.Los datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.

6.Los datos personales se hayan obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información a niños, mencionados en el artículo 8.1 del RGPD.

En estos supuestos, deberá procederse al borrado de los datos personales, siempre y cuando no sea necesario proceder al bloqueo de los mismos para responder ante posibles responsabilidades derivadas del tratamiento de datos personales y por el plazo de prescripción de las mismas previsto en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.

No obstante, no se aplicará el derecho de supresión, y por tanto los datos podrán continuar siendo tratados por el Responsable del tratamiento, cuando el tratamiento sea necesario:

• Para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información;
• Para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento, para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable;
• Por razones de interés público en el ámbito de la salud pública de conformidad con el artículo 9, apartado 2, letras h) e i), y apartado 3;
• Con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o con fines estadísticos, de conformidad con el artículo 89, apartado 1, en la medida en que el derecho indicado en el apartado1 pudiera hacer imposible u obstaculizar gravemente el logro de los objetivos de dicho tratamiento;
• Para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

3.3. Cuando la Organización actúa como Encargada del Tratamiento y deja de prestar el servicio contratado por el Responsable del Tratamiento

El contrato de acceso a datos que regula el tratamiento de datos realizado por el Encargado en nombre de Responsable, deberá recoger un apartado donde se indique de forma expresa el procedimiento de actuación en cuanto a la devolución o destrucción de los datos, si estos son almacenados en los sistemas del Encargado. Por ejemplo:

“Extinguido por cualquier causa el contrato principal, el Encargado del Tratamiento deberá:

Borrar de manera segura todas las copias, BB.DD, archivos temporales y cualquier otro tipo de soportes existentes en los que consten datos de carácter personal tratados por cuenta del Responsable del Tratamiento, ya sea las utilizadas por el Encargado del Tratamiento o por cualquier Subencargado autorizado.

El Encargado del Tratamiento podrá retener aquellos datos de carácter personal tratados por cuenta del Responsable del Tratamiento cuando dicha obligación surja de manera explícita por la legislación de la Unión Europea o de algún Estado Miembro y sólo en la medida y durante el período indicado por dichas legislaciones.

En el caso indicado en el punto anterior, garantizar la confidencialidad de los datos personales tratados por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO y asegurarse de que tales datos de carácter personal se tratarán para el o los fin(es) especificados en la legislación antedicha y para ningún otro fin.”

Una vez finalizada la relación comercial que fundamentó la relación Encargado- Responsable, este último deberá solicitar por escrito la devolución o supresión de los datos borrados por su cuenta. En el caso de que la Organización actuara como ET, podría necesitar conservar una copia de los datos tratados durante los plazos previstos por las disposiciones legales aplicables para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones en tanto no hayan prescrito las acciones y plazos legales pertinentes.

4. mecanismos de supresión de los datos personales

En atención a los criterios anteriores, si resulta obligatorio proceder al borrador definitivo de los datos personales tratados, se deberá proceder a la eliminación física de los mismos ya se encuentren éstos en soporte automatizado o no automatizado:

• Si los datos están en soporte no automatizado, se deberá proceder a la destrucción física de los documentos según lo establecido en el apartado 7.9 de la POLÍTICA DE SEGURIDAD APLICADA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
• Si los datos están contenidos en soporte informático, se procederá de igual forma a su eliminación física de la aplicación, sin que sea suficiente el empleo de una marca lógica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren los derechos de supresión. Sin perjuicio de cualquier otro método de destrucción que pudiera valorarse, el borrado definitivo se realizará de conformidad con lo dispuesto en el apartado 7.9 de la POLÍTICA DE SEGURIDAD APLICADA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

4.1.Programa de eliminación rutinaria

Los registros que pueden destruirse de manera rutinaria a menos que estén sujetos a una investigación legal o reglamentaria en curso son los siguientes:

• Anuncios y avisos de reuniones diarias y otros eventos que incluyen aceptaciones y disculpas;
• Solicitud de información ordinaria como las direcciones de viajes;
• Reservas para reuniones internas sin cargos/costes externos;
• Documentos de comunicación como cartas, portadas de fax, mensajes de correo electrónico, hojas de ruta, hojas de felicitaciones y elementos similares que acompañan a los documentos pero que no agregan ningún valor;
• Hojas con mensajes;
• Lista de direcciones reemplazadas, listas de distribución, etc.;
• Documentos duplicados tales como copias CC y FYI, borradores sin cambios, impresiones de instantáneas o extractos de bases de datos y archivos diarios;
• Publicaciones internas almacenadas que están obsoletas o reemplazadas; y
• Revistas comerciales, catálogos de proveedores, folletos y boletines de vendedores u otras organizaciones externas.

En todos los casos, la eliminación está sujeta a los requisitos de comunicación que puedan existir en el contexto de un litigio.

5. plazos legales de conservación de datos

En los casos en los que exista obligación legal de conservar los datos durante un periodo de tiempo determinado y/o durante los plazos de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de la actividad o servicio prestado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 LOPDGDD, la Organización procederá al bloqueo de los datos durante los referidos plazos.

5.1. Bloqueo de los datos personales

Una vez que los datos dejen de ser necesarios para el tratamiento en cuestión, así como cuando se proceda a su rectificación o supresión, estos se mantendrán debidamente bloqueados para, en su caso, ponerlos a disposición de las Administraciones y Organismos Públicos competentes, Jueces y Tribunales o el Ministerio Fiscal, durante el plazo de prescripción de las acciones (abajo indicadas) que pudieran derivarse de la relación mantenida con el interesado (empleado, cliente, proveedor, etc.), y/o los plazos de conservación previstos legalmente.

El bloqueo de los datos consiste en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, (incluyendo su acceso y visualización), excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas.

Es decir, los datos bloqueados deben ser protegidos de manera que se evite la posibilidad de realizar cualquier tratamiento con ellos (acceso, visualización, gestión, envío de información, supresión…).

Para ello, se pueden utilizar métodos de encriptación, utilizando un algoritmo de cifrado con cierta clave para transformar un mensaje, de tal forma que el mensaje pase a ser incomprensible o, al menos, difícil de comprender a toda persona que no tenga dicha clave.

Únicamente podrán ser utilizados y desencriptados cuando la Autoridad competente los solicite:

“Cuando la configuración del sistema de información no permita el bloqueo o se requiera una adaptación que implique un esfuerzo desproporcionado, debe procederse a un copiado seguro de la información de modo que conste evidencia digital, o de otra naturaleza, que permita evidenciar:

• La autenticidad de la evidencia.
• La fecha del bloqueo.
• La no manipulación de los datos.”

En este sentido, cuando el bloqueo no sea posible, se debe realizar una copia segura y conservarla en un lugar distinto a la ubicación anterior (de donde debe ser eliminada), evitando de este modo su disponibilidad para todos los miembros de la organización.

Para garantizar que los datos personales no se conservan más tiempo del necesario, el responsable del tratamiento ha de establecer plazos para su supresión o revisión periódica, en cada caso, para cada actividad de tratamiento.

Para ello, y sin perjuicio de cualesquiera otros plazos que puedan estar previstos en otras normas o circulares que resulten igualmente de aplicación, se recoge en el Anexo I los plazos durante los cuales será necesario conservar los datos personales que hubiesen sido objeto de tratamiento en función de la actividad que tenga causa en el tratamiento de datos personales.

6. salvaguarda de datos durante el periodo de conservación

Se aplicarán todas las medidas de seguridad necesarias para asegurar la salvaguarda de los datos personales conservados. Si se eligen medios de almacenamiento electrónicos, también se almacenarán los procedimientos y sistemas que garanticen que se pueda acceder a la información durante el período de retención (tanto respecto al soporte de información como a la legibilidad de formatos) para proteger la información contra pérdidas como resultado de futuros cambios tecnológicos.

6.1. Ejecución y cumplimiento.

La persona designada como responsable de seguridad tiene la responsabilidad de garantizar que cada una de las sedes de la Organización cumpla con esta Política. Cualquier sospecha de incumplimiento de esta Política debe informarse de inmediato a la Organización. Se investigarán todas las instancias de supuestas infracciones de la Política y se tomarán medidas según corresponda.

El incumplimiento de esta Política puede tener consecuencias negativas, que incluyen, entre otras, la pérdida de confianza del cliente, daños a la reputación, litigios, pérdida de ventajas competitivas, pérdidas financieras, lesiones personales y daños y perjuicios en la Organización.

El incumplimiento de esta Política por parte tanto de empleados (ya sean permanentes, temporales o contratados) como de terceros a los que se haya otorgado acceso a las instalaciones o a la información de la Organización, puede dar como resultado procedimientos disciplinarios o el cese de su empleo o contrato.

Tal incumplimiento también puede conducir a acciones legales contra las partes involucradas en tales actividades.

7. publicación

La presente Política debe ser conocida y estar accesible para todos los integrantes de la Organización, por lo cual se distribuirá la misma a través de los canales habilitados para ello dentro de la misma.

8. historial de cambios

Versión Fecha Descripción del cambio

V.01 25-07-2025 Primer ejemplar.

ANEXO I

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PROTECCIÓN DE DATOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

Los datos personales únicamente serán mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales; podrán conservarse durante períodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, de conformidad con el artículo 89, apartado 1. A estos efectos, se deberán adoptar medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas. Artículo 5.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 en relación con el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

DE 1 A 3 AÑOS Prescribirán las infracciones:

• Muy graves, a los 3 años.
• Graves, a los 2 años.
• Leves, al año. Artículos 72.1, 73 y 74 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

ACCIONES CIVILES PERSONALES

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

5 AÑOS A nivel nacional:

Acciones personales de todo tipo que no tengan plazo especial de prescripción fijado desde que pudiera exigirse la obligación, teniendo en cuenta que en las obligaciones continuadas de hacer o no hacer, el plazo comenzará cada vez que se incumplan.

Régimen transitorio:

• Acciones derivadas de relaciones jurídicas nacidas entre el 7/10/2000 y el 7/10/2005: plazo de prescripción de 15 años.
• Acciones derivadas de relaciones jurídicas nacidas entre el 7/10/2005 y el 7/10/2015: 5 años después de la entrada en vigor de la ley, es decir,7/10/2020.
• Acciones derivadas de relaciones jurídicas nacidas a partir de 7/10/2015: plazo de prescripción de cinco (5) años.

Artículo 1962 del Código Civil

Artículo 1939 del Código Civil en lo que se refiere al régimen transitorio.

10 AÑOS A nivel de C.A. Cataluña:

Las pretensiones de cualquier clase, a menos que alguien haya adquirido antes el derecho por usucapión o que el presente Código o las leyes especiales dispongan otra cosa.

Artículo 121-20. Prescripción decenal. Ley 29/2002, de 30 de diciembre. Primera Ley del Código Civil de Cataluña.

3 AÑOS A nivel de C.A. Cataluña:

Las pretensiones relativas a pagos periódicos que deban efectuarse por años o plazos más breves.

Las pretensiones relativas a la remuneración de prestaciones de servicios y de ejecuciones de obra.

Las pretensiones de cobro del precio en las ventas al consumo.

Las pretensiones derivadas de responsabilidad extracontractual.

Artículo 121-21. Prescripción trienal. Ley 29/2002, de 30 de diciembre. Primera Ley del Código Civil de Cataluña.

1 AÑO A nivel de C.A. Cataluña:

Las pretensiones protectoras exclusivamente de la posesión Artículo 121-22.

Prescripción anual. Ley 29/2002, de 30 de diciembre. Primera Ley del Código Civil de Cataluña.

DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER LABORAL O RELACIONADA

CON LA SEGURIDAD SOCIAL

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

4 AÑOS Documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitid los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de colocación y empleo, afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos e cotización y los recibos justificativos de pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.

Añadir toda la documentación contractual: el RD 1424/2002, de 7 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas, nada establece a este respecto, por lo que analógicamente aplicaremos el precepto anterior.

Ejemplo:

• Comunicaciones de alta y baja en la SS.
• Documentos de Cotización, recibos de Liquidación de Cotizaciones.
• Certificado de situación de cotización.

Artículo 21.1 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años, aunque es recomendable guardarla durante el periodo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de Comercio.

4 AÑOS Registro de la Jornada Laboral Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo

FRAUDE FISCAL Y EN LA SEGURIDAD SOCIAL

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

10 AÑOS Contratos de puesta disposición formalizados con ETT.

Expedientes disciplinarios. Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarlas durante 10 años.

PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

5 AÑOS Contrato con el servicio de prevención.

Plan de emergencia o Actividad Preventiva: documentación sobre información y formación a los trabajadores.

Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000.

Las infracciones en materia de Prevención de RL prescriben a los 5 años, aunque es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de Comercio.

DOCUMENTACIÓN CONTABLE Y FISCAL

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

6 AÑOS A efectos mercantiles:

Libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). Art. 30 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio.

4 AÑOS A efectos fiscales:

Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Sección 3ª (La prescripción), Arts. 66 a 70 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

10 AÑOS Comprobación de las bases

o cuotas compensadas, pendientes de compensación, de deducciones aplicadas

o pendientes de aplicación Art. 66 bis Ley 58/2003

LIBROS DE LOS EMPRESARIOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

6 AÑOS Libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, a partir del último asiento realizado en los libros El artículo 30 del Código de Comercio.

AUDITORÍA DE CUENTAS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

5 AÑOS Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe. Artículo 30 de 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.

VIDEOVIGILANCIA

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

30 DÍAS Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de video vigilancia serán suprimidos en el plazo máximo de un mes desde su captación. Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras.

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

30 DÍAS Las grabaciones serán destruidas en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que estén relacionadas con infracciones penales o administrativas graves o muy graves en materia de seguridad pública, con una investigación policial en curso o con un procedimiento judicial o administrativo abierto. Artículo 8 de la Ley Orgánica 4/1997, de 4 de agosto, de utilización de videocámaras por fuerzas y cuerpos de seguridad en lugares públicos.

CONTROL ACCESO A EDIFICIOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

30 DÍAS Los datos incluidos en ficheros automatizados creados para controlar el acceso a edificios deben cancelarse transcurrido un mes a partir de su obtención. Norma quinta de la Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los edificios.

CONSUMIDORES Y USUARIOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

3 AÑOS La acción para reclamar el cumplimiento de la reparación y sustitución del producto por cualquier disconformidad con el contrato prescribe a los tres años desde la entrega del producto. Artículo 123.4 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

6 MESES La acción para reclamar el cumplimiento de lo dispuesto en la garantía comercial adicional prescribe a los seis meses desde la finalización del plazo de garantía. Artículo 125.3 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

3 AÑOS La acción o derecho de recuperación de los productos entregados por el consumidor y usuario al empresario para su reparación prescribe a los tres años a partir del momento de la entrega.

Artículo 127 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

3 AÑOS La acción de reparación de los daños y perjuicios causados por productos fabricados o importados prescribirá a los tres años, a contar desde la fecha en que el perjudicado sufrió el perjuicio, ya sea por defecto del producto o por el daño que dicho defecto le ocasionó, siempre que se conozca al responsable de dicho perjuicio. Artículo 143 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

SERVICIOS DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y COMERCIO ELECTRÓNICO

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

3 AÑOS Prescribirán las infracciones:

• Muy graves, a los 3 años.
• Graves, a los 2 años.
• Leves, a los 6 meses. Artículo 45 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

CANAL DE DENUNCIAS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

3 MESES Los datos se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados y, en todo caso, a los 3 meses desde la entrada en registro de la información, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar en evidencia el funcionamiento del sistema.

Si la información contiene datos categorizados como sensibles, estos serán eliminados inmediatamente, sin que se proceda a su registro y tratamiento. Asimismo, se suprimirán aquellos datos que no sean necesarios para la investigación.

Artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

BLANQUEO DE CAPITALES

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

10 AÑOS Documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades. Artículo 25 de la Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

OBLIGACIÓN DE REGISTRO DOCUMENTAL ASOCIADA A LAS ACTIVIDADES DE HOSPEDAJE Y ALQUILER DE VEHÍCULOS A MOTOR

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

3 AÑOS Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada. Artículo 5.3 del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

SEGUROS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

10 DÍAS Datos que les hubieran sido facilitados con anterioridad a la celebración de un contrato si el mismo no llegara a celebrarse, a menos que contasen con el consentimiento específico del interesado que deberá ser expreso si se tratase de datos relacionados con la salud. Artículo 99.9 de la Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las Organización es aseguradoras y reaseguradoras.

2 AÑOS Acciones que se deriven del contrato de seguro de daños Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.

5 AÑOS Acciones que se deriven del contrato de seguro de personas Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.

AUTOESCUELA

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

4 AÑOS Libro de Registro 39 y 40 Real Decreto 1295/2003, de 17 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento regulador de las escuelas particulares de conductores.

2 AÑOS Fichas del Alumno 39 y 40 Real Decreto 1295/2003, de 17 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento regulador de las escuelas particulares de conductores.

SUBVENCIONES

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

4 AÑOS Documentación aportada en las subvenciones Art. 39 y 65 Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

OPERADORES DE JUEGOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

6 años

6 AÑOS Datos aportados por los participantes/jugadores durante la vigencia del registro de usuario:

El operador conservará registros y logs de todas las decisiones del participante, del propio operador, de su personal o de sus sistemas, que tengan repercusión en el desarrollo del juego, en el registro de usuario, en las cuentas de juego o en los medios de pago. los registros y logs deben ser conservados en almacenamiento durante al menos 6 años. Cualquier actuación de borrado que el operador deba realizar, por ejemplo, para corregir errores técnicos, deberá ser debidamente aprobada por el operador y se conservará la documentación justificativa de los ajustes realizados. Apartado 6.1 de a Resolución de 6 de octubre de 2014, de la Dirección General de Ordenación del Juego, por la que se aprueba la disposición por la que se desarrollan las especificaciones técnicas de juego, trazabilidad y seguridad que deben cumplir los sistemas técnicos de juego de carácter no reservado objeto de licencias otorgadas al amparo de la Ley 13/2011, de 27 de mayo, de regulación del juego.

HISTORIAL CLÍNICO

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

5 AÑOS (MÍNIMO) A nivel nacional:

Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

No obstante, los datos de la historia clínica relacionados con el nacimiento del paciente, incluidos los resultados de las pruebas biométricas, médicas o analíticas que en su caso resulten necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre, no se destruirán, trasladándose una vez conocido el fallecimiento del paciente, a los archivos definitivos de la Administración correspondiente, donde se conservarán con las debidas medidas de seguridad a los efectos de la legislación de protección de datos.

Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica

15 O 5 AÑOS SEGÚN EL TIPO DE DOCUMENTACIÓN A nivel de C.A. Cataluña

A nivel de C.A. Cataluña

De la historia clínica debe conservarse, junto con los datos de identificación de cada paciente, como mínimo durante quince años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial, la siguiente documentación:

a) Las hojas de consentimiento informado.

b) Los informes de alta.

c) Los informes quirúrgicos y el registro de parto.

d) Los datos relativos a la anestesia.

e) Los informes de exploraciones complementarias.

f) Los informes de necropsia.

g) Los informes de anatomía patológica.

La documentación que integra la historia clínica no mencionada puede destruirse una vez hayan transcurrido cinco años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.

Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concernientes a la salud y la autonomía del paciente, y la documentación clínica.

15 AÑOS. A nivel de C.A. Cantabria

Artículo 72. Conservación de la historia clínica.

La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente.

En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.

Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservará el tiempo que se considere oportuno. Ley 7/2002, de 10 de diciembre, de ordenación sanitaria.

INDEFINIDO O 5 AÑOS SEGÚN INFORMACIÓN TRATADA A nivel de C.A. Galicia

Artículo 20. Conservación

1. La historia clínica habrá de conservarse en condiciones que garanticen la preservación de la información asistencial que contiene, aunque no se mantenga en el soporte original en el cual se ha generado, con las cautelas que se establezcan reglamentariamente para evitar la manipulación de datos cuando no se mantenga dicho soporte original.

2. Se conservará indefinidamente la siguiente información:

Informes de alta.

Hojas de consentimiento informado.

Hojas de alta voluntaria.

Informes quirúrgicos y/o registro de parto.

Informes de anestesia.

Informes de exploraciones complementarias.

Informes de necropsia.

Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería.

Otros informes médicos Cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación.

La información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales.

3. El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento.

Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes.

20 AÑOS A nivel de C.A. Navarra

Artículo 13. Conservación de la historia clínica

La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años después de la muerte del paciente. No obstante, se pueden seleccionar y destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente.

En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los datos de identificación del paciente, durante veinte años, como mínimo, a contar desde la muerte del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.

A pesar de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, debe conservarse durante todo el tiempo que sea necesario. Ley foral 11/2002, de 6 de mayo, sobre los derechos del paciente a las voluntades anticipadas, a la información y a la documentación clínica de navarra

5 AÑOS A nivel de C.A. País Vasco

Artículo 19. Conservación de la documentación clínica

1.- La documentación clínica generada deberá conservarse durante un periodo mínimo de cinco años a contar desde la fecha del alta de cada episodio asistencial. Decreto 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica.

5 AÑOS A nivel de C.A. Valenciana

Artículo. 22.2. Para garantizar los usos de la historia clínica, especialmente el asistencial, se conservarán los documentos como mínimo cinco años a partir de la fecha del último episodio asistencial en el que el paciente haya sido atendido o desde su fallecimiento. Aquellos documentos especialmente relevantes se conservarán indefinidamente o por el tiempo que fije la normativa vigente al respecto. Las historias clínicas que sean prueba en un proceso judicial o procedimiento administrativo se conservarán hasta la finalización del mismo. Ley 1/2003, de 28 de enero, de la Generalitat, de derechos e información al paciente de la Comunidad Valenciana.

EXPEDIENTES ACADÉMICOS

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

INDEFINIDO Todo el expediente es de conservación permanente, tanto los documentos en papel, como la información contenida en

soporte electrónico.

Periodo de permanencia en los archivos de gestión: 5 años Art. 2 y 6 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades y normativa de archivos y documentación.

DOCUMENTACIÓN DE RELACIONADA CON LA EDUCACIÓN

PLAZO DESCRIPCIÓN REF.LEGAL

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE LEGISLACIÓN Y DOCUMENTACIÓN General

El tiempo que se deben conservar los datos será el que establezcan las disposiciones aplicables o, en su caso, las relaciones contractuales entre los interesados y los centros educativos. Dada la pluralidad y finalidades para las que se recaban y tratan los datos, no se puede establecer un determinado plazo, si bien deberán mantenerse en cuanto que puedan ser necesarios para el ejercicio de alguna acción por parte de los alumnos, por lo que resultaría preciso definir el alcance de las responsabilidades de los centros educativos en relación con el contenido y custodia de los datos.

De forma general y en ausencia de otras disposiciones aplicables, los datos incluidos en los procesos de admisión serán cancelados una vez finalizados los procedimientos administrativos y judiciales de reclamación. Los exámenes de los alumnos no deberían mantenerse más allá de la finalización del periodo de reclamaciones. Guía para centros educativos de la AEPD.

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN A nivel C.A de Madrid:

Custodia y archivo de las solicitudes de admisión y de la documentación presentada. Los criterios para la custodia y archivo de las solicitudes de admisión y de la documentación aportada por las familias son los siguientes:

• Las solicitudes de admisión y la información serán grabadas y almacenadas en la aplicación Raíces. En el caso de aquellas solicitudes y documentación que excepcionalmente hayan tenido que ser presentadas en formato papel:
• Servicios de Apoyo a la Escolarización o Alumnos a los que se les asigna plaza: la documentación se remite al centro en el que el alumno haya sido admitido y se archivará en su expediente personal.
• Alumnos a los que no se asigna plaza: se mantendrá archivada en el centro durante al menos los dos cursos siguientes.
• Una vez superado el período de custodia y archivado de las solicitudes y documentación asociada presentadas en papel, el centro responsable deberá proceder a su destrucción aplicando las medidas de seguridad necesarias para preservar la privacidad y confidencialidad Resolución conjunta de las viceconsejerías de Política educativa y de organización educativa por la que se dictan instrucciones sobre la participación en el proceso de admisión de alumnos en centros docentes sostenidos con fondos públicos que imparten segundo ciclo de educación infantil, educación primaria, educación especial, educación secundaria obligatoria y bachillerato de la comunidad de Madrid para el curso 2022/2023

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN A nivel de C.A. Valenciana

Los centros docentes conservarán los instrumentos de evaluación de un curso escolar, así como cuantas informaciones relacionadas tengan al respecto, hasta tres meses después de iniciado el curso escolar siguiente. En caso de que se inicie un procedimiento de reclamación, deberá conservar toda la documentación anterior hasta que el procedimiento finalice (artículo 4.7)

ORDEN 32/2011, de 20 de diciembre, de la Conselleria de Educación, Formación y Empleo, por la que se regula el derecho del alumnado a la objetividad en la evaluación, y se establece el procedimiento de reclamación de calificaciones obtenidas y de las decisiones de promoción, de certificación o de obtención del título académico que corresponda.

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN A nivel C.A. Aragón

El material escrito, en soporte papel o electrónico, de las pruebas de evaluación o, en su caso, la documentación correspondiente de las pruebas orales, se deberá conservar durante los 3 meses siguientes a la convocatoria a que correspondan. En los casos en los que se hubiera iniciado un proceso de revisión contra las calificaciones o decisiones de promoción, deberán conservarse hasta que exista resolución firme (artículo 24.3). Orden ECD/1171/2022, de 2 de agosto, por la que se aprueban el currículo y las características de la evaluación de la Educación Secundaria Obligatoria y se autoriza su aplicación en los centros docentes de la Comunidad Autónoma de Aragón

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN C.A. de Navarra

Las pruebas, ejercicios y trabajos realizados deberán ser conservados, al menos, hasta 3 meses después de adoptadas las decisiones y formuladas las correspondientes calificaciones finales. Si hubiera un posterior pleito, habría que conservarlos, como mínimo, hasta que se resolviera. Orden Foral 49/2013, De 21 de Mayo, del Consejero de Educación, por la que se establece el sistema de reclamaciones en el proceso de evaluación al alumnado de enseñanzas no universitarias impartidas en los centros educativos de la Comunidad Foral De Navarra