La fecha de inicio de contrato (FIC): para qué se necesita y por qué cuesta tanto obtenerla en masa

Qué es la FIC y dónde consta

La fecha de inicio de contrato (FIC) es la fecha en la que se inició la relación laboral de un trabajador dentro de un mismo código de contrato. No es la fecha de alta en la empresa actual, ni la fecha del último contrato firmado, ni necesariamente la antigüedad reconocida en nómina. Es un dato propio del Fichero General de Afiliación de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Esa distinción provoca la mayoría de los problemas. Un trabajador puede estar de alta en una empresa desde 2024 y arrastrar una FIC de 2019, porque su contrato viene subrogado de otra compañía. O estar de alta desde 2019 con una FIC de 2020, porque su contrato se transformó y ese cambio abrió un código de contrato nuevo.

La FIC no viaja en la nómina, ni en el recibo de liquidación de cotizaciones, ni en la relación nominal de trabajadores. Solo consta en los datos de afiliación que custodia la Tesorería, y la vía ordinaria para conocerla es el Informe de Datos para la Cotización (IDC).

Subrogaciones: el caso en que la FIC deja de ser opcional

Cuando una empresa asume la plantilla de otra, ya sea por sucesión de empresa del artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores o por una cláusula de subrogación convencional, los trabajadores conservan su relación laboral anterior. No empiezan de cero: mantienen antigüedad, condiciones y, a efectos de Seguridad Social, la fecha de inicio de su contrato original.

La subrogación es la norma en sectores enteros. Limpieza de edificios, seguridad privada, contact center, servicios auxiliares, transporte de viajeros, catering, mantenimiento. Cada vez que cambia el adjudicatario de un contrato, la plantilla pasa en bloque a la nueva empresa.

El problema aparece en el momento del alta. En las subrogaciones parciales de contrato, la comunicación a la Tesorería exige indicar la fecha en la que se inició la relación laboral del trabajador con el contrato que se subroga, acompañada de un indicador específico que señala que se trata precisamente de eso. Es decir: el dato que hay que declarar no es la fecha en que entra en la nueva empresa, sino la que arrastra de la anterior.

Y ahí está la trampa. La empresa entrante suele recibir del cliente o de la empresa saliente un listado con nombres, DNI, NAF, categoría y antigüedad reconocida. Casi nunca recibe la FIC tal como consta en la Tesorería, entre otras cosas porque la empresa saliente tampoco la tiene a mano. Si se declara la fecha equivocada, el alta puede rechazarse, aplicar peculiaridades de cotización que no corresponden o perder bonificaciones a las que el trabajador sí tenía derecho.

Una subrogación de doscientas personas, con una fecha límite que no espera, se convierte así en un problema de datos antes que en un problema jurídico.

Para qué más sirve la FIC

La propia Tesorería describe la fecha de inicio de contrato como un dato que puede ser determinante de tres cosas: de las peculiaridades de cotización aplicables, de los controles de entrada y mantenimiento de datos, y de la fecha en que la Tesorería varía automáticamente los códigos de tipo de contrato.

Eso se traduce en usos muy concretos:

• Bonificaciones y reducciones con requisito temporal. Muchos incentivos a la contratación exigen mantener el empleo durante un plazo, o se aplican durante un número determinado de meses desde el inicio de la relación laboral. El cómputo no arranca en el alta en el CCC actual, sino en la FIC. Auditar si una bonificación se aplicó, se dejó de aplicar o se aplicó de más sin conocer la FIC es imposible.
• Contratos de duración determinada. La cotización adicional por contratos de corta duración y los incrementos en la fracción de cuota empresarial dependen de la duración efectiva del contrato, no del tiempo que lleve el trabajador en esa cuenta de cotización.
• Transformaciones y encadenamiento. Cuando un contrato temporal se transforma en indefinido, se abre un código de contrato nuevo y con él una FIC nueva. Comparar la FIC con la fecha de alta revela de inmediato qué trabajadores han tenido transformaciones, cuáles vienen subrogados y cuáles llevan desde el primer día con el mismo contrato.
• Due diligence laboral. En una compraventa de empresa o en la valoración de un contrato de servicios, la FIC de la plantilla es la fotografía real de la antigüedad a efectos de Seguridad Social, que no siempre coincide con la que figura en nómina.

En todos estos casos el dato no se necesita para un trabajador, sino para la plantilla entera. Y ahí empieza el problema.

La limitación: un informe, un trabajador, una consulta

La FIC se obtiene a través del Informe de Datos para la Cotización, el IDC. Y el IDC está diseñado como un documento individual: se consulta desde SILTRA trabajador a trabajador, indicando su número de afiliación y esperando la respuesta.

Para una incidencia puntual es perfectamente razonable. Para una plantilla de cuatrocientas personas en plena subrogación, o para una auditoría de cotizaciones de los últimos cuatro años, es un trabajo de días.

La limitación no está en SILTRA, que hace exactamente lo que se le pide. Está en que el software de nómina no almacena la FIC, porque no la necesita para calcular una nómina. El dato vive en la Tesorería y solo la Tesorería lo devuelve. Los programas de gestión laboral más extendidos no incorporan una consulta masiva de IDC, de modo que el administrador se queda con dos opciones: pedirlos uno a uno, o renunciar al dato y trabajar con la antigüedad de nómina como aproximación.

La segunda opción es la más habitual, y es la que genera errores que luego aparecen como diferencias de cotización, bonificaciones mal aplicadas o altas rechazadas.

No todos los IDC traen la FIC

Hay un matiz técnico que explica por qué muchos intentos de obtener el dato terminan en nada: existen varios tipos de IDC, y no todos devuelven lo mismo.

El IDC por período de liquidación es el que la mayoría de los despachos conoce, porque es el que se usa para cuadrar una liquidación mensual. Devuelve los tipos de cotización y las peculiaridades aplicables, que es mucho, pero no devuelve la clave de contrato ni la fecha de inicio de contrato: esos campos llegan vacíos. Quien pida ese informe buscando la FIC no la encontrará, y concluirá que la Tesorería no la facilita.

El IDC a una fecha sí la trae, pero con una condición poco evidente: la fecha solicitada tiene que coincidir con el inicio de un período de afiliación, es decir con un alta o con una variación de datos. Las variaciones que modifican las características de la cotización, como un cambio de contrato o una variación del coeficiente de tiempo parcial, generan esos períodos. Pedir el informe a una fecha en la que el trabajador estaba de alta pero en la que no empezaba ningún período devuelve un error de período no encontrado. Ni siquiera la fecha del día funciona.

El que resuelve el problema es el IDC por relación laboral, que no depende de acertar con el inicio de período y devuelve la fecha de inicio de contrato junto con la clave de contrato, el grupo de cotización, los tipos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y el histórico de peculiaridades de cotización.

Saber cuál pedir es la mitad del trabajo. La otra mitad es pedirlos todos de una vez.

Cómo lo resolvemos en Optimiza

El Sistema RED admite el envío de solicitudes por remesas, en un fichero que agrupa a todos los trabajadores de una cuenta de cotización. Es la misma vía que se usa a diario para altas, bajas y variaciones, y nada impide utilizarla para pedir informes.

Sobre esa base hemos desarrollado un generador propio que construye el fichero de solicitud de IDC para una plantilla completa a partir de una simple relación de trabajadores. El envío se hace con la autorización RED del cliente, desde su propio SILTRA, y las respuestas de la Tesorería se vuelcan automáticamente a una hoja de cálculo.

Qué necesitamos: el código de cuenta de cotización, la clave de autorización RED y la relación de trabajadores con número de afiliación, documento de identidad, nombre y apellidos.

Qué entregamos: una hoja de cálculo con la fecha de inicio de contrato de cada trabajador, su clave de contrato, su grupo de cotización, el tipo de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y el histórico de peculiaridades de cotización con sus fechas y porcentajes.

Una plantilla de ochocientas personas se resuelve en un envío. Lo que antes eran días de consultas individuales pasa a ser un fichero y una respuesta.

El mismo mecanismo alimenta nuestro trabajo de auditoría: con las peculiaridades de cotización de toda la plantilla a la vista, los tramos de pago delegado de incapacidad temporal y las bonificaciones mal aplicadas dejan de ser una sospecha y pasan a ser una lista.